Von einer Zahlungsstörung spricht man, wenn die Bezahlung nicht reibungslos durchgeführt wird, also z.B. nicht bezahlt wird oder ein falscher Betrag bezahlt wird. Bei etwa 17% der Vorkasse-Bestellungen ist dies der Fall.

Was tun?

Unangenehm und zeitraubend für jeden Shopbetreiber: Zahlungsstörungen. Folgende Zahlungsstörungen können auftreten:

• verspätete Zahlung (z.B. nach Zahlungserinnerung)
• keine Zahlung
• Teilzahlung (zu geringer Betrag)
• Überzahlung (zu hoher Betrag)
• Sammelzahlung (Zahlung für mehrere Bestellungen)

Wir zeigen Ihnen, wie Sie am besten mit diesen Zahlungsstörungen umgehen.

Verspätete Zahlung

Verwenden Sie automatische Zahlungserinnerungen. Die meisten Vorkasse-Bestellungen werden unmittelbar nach der Bestellung bezahlt. Versenden Sie nach etwa 5-7 Tagen die erste Zahlungserinnerung. Weisen Sie den Kunden in der Bestellbestätigung darauf hin, wie lange die Ware für ihn reserviert bleibt, damit Sie nicht unnötig Ware am Lager reservieren müssen!

Beachten Sie bei Zahlungserinnerungen auch Bankfeiertage - bei einer Überweisung am Donnerstagabend vor Ostern kann die Zahlung erst am darauffolgenden Mittwoch bei Ihnen eintreffen.

Keine Zahlung

Wenn ein Kunde auch nach mehreren Zahlungserinnerungen nicht bezahlt, sollte die Bestellung automatisch storniert werden. So vermeiden Sie Datenmüll und verfälschte Statistiken. Aufgrund des Rücktrittsrechts ist es meist nicht sinvoll, Vorkasse-Bestellungen anzumahnen - Ausnahme sind hier z.B. gewerbliche Kunden oder Artikelgruppen ohne Widerrufsrecht.

Teilzahlung

Meist is es keine böse Absicht - sondern eher ein Zahlendreher oder ein verrutschtes Komma: etwa 1,5% der Zahlungen weisen einen zu geringen Betrag auf. Auch hier sollte eine automatische Benachrichtigung an den Kunden erfolgen. Zusätzlich ist es sinnvoll, einen Toleranzbereich zu hinterlegen, damit Zahlungen, die z.B. nur um wenige Cent abweichen, trotzdem als "komplett bezahlt" gewertet werden. (Profi-Tipp: die Benachrichtigung an den Kunden, dass noch ein Teilbetrag fehlt, können Sie trotzdem versenden - und sich über die unerwarteten Mehreinnahmen freuen.)

Wenn trotz Erinnerung keine Restzahlung erfolgt, können Sie dem Auftraggeber den Betrag auch zurücksenden.

Überzahlung

Nett gemeint: manche runden auf. Bei anderen war es ein Versehen, siehe oben. Immerhin 0,7% der Zahlungen sind zu hoch. Auch hier sollte eine Toleranzgrenze hinterlegt sein. Alles was darüber hinaus geht, kann automatisch zurück überwiesen werden - das spart Supportanfragen.

Sammelzahlung

Hier hilft nur kluge Software: wenn ein Kunde mehrere Bestellungen aufgibt und diese mit einer einzigen Zahlung begleicht, kann die Zuordnung ganz schön komplex werden. Eine Programm, das die Bestellnummern automatisch aus dem Verwendungszweck extrahiert und die Summe überprüft, schafft Abhilfe. Dann werden auch die 0,3% Sammelzahlungen automatisch verarbeitet.