Vorkasse in Shopify einrichten – Schritt für Schritt

Das Wichtigste in Kürze: Vorkasse per Überweisung ist in Shopify eine manuelle Zahlungsmethode. Das Anlegen dauert nur wenige Minuten, Transaktionsgebühren berechnet Shopify dafür nicht. Damit die Bankverbindung auch in der Bestellbestätigung steht, muss die E-Mail-Vorlage angepasst werden. Alles Weitere ist Handarbeit: Shopify sieht das Bankkonto nicht, markiert keine Bestellung als bezahlt und verschickt weder Zahlungsbestätigung noch Zahlungserinnerung. Das erledigt der Shopbetreiber selbst, mit Shopify Flow und Zusatz-Apps – oder mit einer App für den automatischen Bankabgleich.

Dieser Ratgeber kommt von Komfortkasse, einem Anbieter für den automatischen Zahlungsabgleich. Die Schritte 1 bis 6 funktionieren ohne unsere App; wo eine App hilft, sagen wir es dazu.

Warum sich Vorkasse neben Karte und PayPal lohnt – keine Rückbuchungen, keine Zahlungsgebühren, Kunden ohne Kreditkarte –, steht in 10+1 Gründe, warum jeder Online-Shop Vorkasse anbieten sollte.

Schritt 1: Vorkasse als manuelle Zahlungsmethode anlegen

Die Zahlungsmethode wird unter Einstellungen → Zahlungen → Manuelle Zahlungsmethode hinzufügen → „Benutzerdefinierte Zahlungsmethode erstellen“ angelegt (Shopify-Hilfe: manuelle Zahlungsmethoden) und hat drei Felder:

• Name der Zahlungsmethode – so erscheint sie im Checkout, etwa „Vorkasse (Überweisung)“. Derselbe Name wird in Schritt 2 gebraucht, Zeichen für Zeichen gleich. Von Shopify reservierte Bezeichnungen wie „Bankeinlage“ (so nennt Shopify „Bank Deposit“ auf Deutsch) oder „Nachnahme (COD)“ sind für eigene Methoden gesperrt.
• Zusätzliche Details – Text neben der Zahlungsmethode im Checkout, zum Beispiel: „Sie überweisen nach der Bestellung. Wir versenden, sobald Ihre Zahlung eingegangen ist.“
• Zahlungsanweisungen – Text auf der Bestätigungsseite nach dem Kauf; hier gehört die Bankverbindung hin. Er ist für alle Bestellungen gleich, die Bestellnummer steht also nicht darin – besser auf die Nummer oben auf der Seite verweisen: „Bitte geben Sie als Verwendungszweck nur Ihre Bestellnummer an.“

Den Kontoinhaber genau so schreiben, wie ihn die Bank führt – mit Rechtsform. Seit 9. Oktober 2025 prüft die Bank des Kunden bei Überweisungen im Euroraum, ob Empfängername und IBAN zusammenpassen (Empfängerüberprüfung, Verification of Payee). Fehlt etwa das „GmbH“ oder „e. K.“, sieht der Kunde eine Warnung – und mancher bricht die Überweisung ab.

Für manuelle Zahlungsmethoden berechnet Shopify keine Transaktionsgebühren von Drittanbietern; Kosten entstehen nur bei der Bank und gegebenenfalls für eine App für den automatischen Bankabgleich.

Schritt 2: Bankverbindung und Verwendungszweck in die Bestellbestätigung

Die Zahlungsanweisungen aus Schritt 1 stehen nur auf der Bestätigungsseite. In der E-Mail mit der Bestellbestätigung fehlen die Bankdaten standardmäßig. Wer erst später überweist, braucht sie aber genau dort. Der Block dafür kommt in die Vorlage: Einstellungen → Benachrichtigungen → Kundenbenachrichtigungen → Bestellbestätigung → Code bearbeiten – Originalcode vorher sichern, dann etwa direkt nach dem Einleitungstext einfügen:

{% for transaction in transactions %}
  {% if transaction.gateway_display_name == "Vorkasse (Überweisung)" %}
    <p><strong>Bitte überweisen Sie {{ transaction.amount | money_with_currency }} auf folgendes Konto:</strong><br>
    Kontoinhaber: Muster GmbH<br>
    IBAN: DE00 0000 0000 0000 0000 00<br>
    BIC: XXXXXXXXXXX<br>
    Verwendungszweck: {{ order_name | remove: "#" }}</p>
    <p>Bitte geben Sie als Verwendungszweck nur diese Nummer an. Wir versenden Ihre Bestellung, sobald die Zahlung eingegangen ist.</p>
    {% break %}
  {% endif %}
{% endfor %}

Worauf es ankommt:

• Name der Zahlungsmethode in Zeile 2 exakt wie in Schritt 1 – bei allen anderen Zahlungsarten bleibt der Block unsichtbar.
• Betrag aus der Vorkasse-Transaktion – wurde ein Teil per Gutschein bezahlt, steht hier nur der Rest.
• Bestellnummer ohne # – das Rautezeichen gehört nicht zum Zeichensatz für SEPA-Überweisungen, manche Banken ersetzen es oder lehnen es ab. remove: "#" entfernt es; ein eigenes Präfix oder Suffix der Bestellnummer bleibt erhalten.
• Nur einmal anzeigen – break beendet die Schleife nach der ersten Vorkasse-Transaktion. Ohne diese Zeile erscheint der Block mehrfach, wenn eine Bestellung mehrere Vorkasse-Transaktionen hat.
• Testbestellung mit genau dieser Zahlungsmethode, bevor der Block live geht.

Eine bebilderte Anleitung hat die Agentur 4TFM veröffentlicht: Vorkasse mit Zahlungsdetails in Shopify-Bestellmail einbinden. Alle Variablen: Referenz der E-Mail-Variablen.

Ein Zahlungs-QR-Code erspart das Abtippen. Er enthält Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck; der Kunde scannt ihn in der Banking-App – nichts wird abgetippt, nichts vertippt. Im Euroraum ist das der EPC-QR-Code (in Deutschland als GiroCode bekannt), in der Schweiz die QR-Rechnung. Shopify hat dafür keine eigene Funktion; den Code erzeugt eine App. Komfortkasse schickt ihn mit der Zahlungsinformation – zusammen mit einer kurzen Referenznummer mit Prüfsumme, bewusst ohne die Ziffer 0 und ohne Ziffernwiederholungen.

Schritt 3: Zahlungseingang prüfen und Bestellung als bezahlt markieren

Shopify hat ohne Zusatz-App keinen Zugriff auf das Bankkonto. Jede Vorkasse-Bestellung steht auf „Ausstehend“, bis der Händler die Zahlung bestätigt. Von Hand:

1. Bestellübersicht nach Zahlungsstatus „Ausstehend“ filtern.
2. Im Online-Banking die neuen Zahlungseingänge durchgehen.
3. Zu jeder Zahlung die Bestellung suchen – über die Bestellnummer im Verwendungszweck, sonst über den Namen –, Betrag vergleichen, „Als bezahlt markieren“.

Passen Nummer, Name und Betrag, dauert das Sekunden. Schwierig wird es, wenn

• der Verwendungszweck fehlt oder vertippt ist,
• jemand anderes überweist – der Partner, die Firma, die Eltern,
• eine Überweisung mehrere Bestellungen abdeckt oder eine Bestellung in Raten bezahlt wird,
• der Betrag nicht passt, etwa weil die Bank unterwegs Gebühren abgezogen hat,
• doppelt überwiesen wurde.

Dazu kommen Zahlungseingänge, die mit dem Shop nichts zu tun haben – PayPal-Auszahlungen, Erstattungen vom Finanzamt, Umbuchungen zwischen eigenen Konten. Die sind auf den ersten Blick erkennbar, müssen aber jedes Mal übersprungen werden.

Schritt 4: Den Kunden über den Zahlungseingang informieren

Wird eine Vorkasse-Bestellung als bezahlt markiert, verschickt Shopify keine Zahlungsbestätigung – bei manuellen Zahlungsmethoden gibt es diese E-Mail nicht (Shopify-Hilfe: ausstehende Zahlungen). Viele Kunden fragen dann per E-Mail nach, ob das Geld angekommen ist. Drei Wege:

• Schnell versenden: Geht die Ware noch am Tag des Zahlungseingangs raus, übernimmt die Versandbestätigung diese Aufgabe.
• Shopify Flow plus E-Mail-App: Der Flow-Auslöser „Bestellung bezahlt“ startet auch, wenn eine Bestellung mit manueller Zahlungsmethode von Hand als bezahlt markiert wird (Shopify-Hilfe). Die Kundenmail verschickt dann eine E-Mail-App wie Klaviyo oder Flow Mail.
• Abgleich-App mit eigener Bestätigung: Komfortkasse benachrichtigt den Kunden auf Wunsch, sobald seine Zahlung zugeordnet ist – mit eigenen Texten, wenn zu wenig oder zu viel überwiesen wurde.

Schritt 5: Erinnern und unbezahlte Bestellungen stornieren

Nicht jeder überweist, und unbezahlte Bestellungen halten Ware im Lager fest. Deshalb eine Zahlungsfrist festlegen und schon in der Bestellbestätigung nennen. Ein guter Ausgangswert: erste Erinnerung nach vier Tagen, zweite nach einer Woche, Storno nach 14 Tagen.

Shopify verschickt für Vorkasse-Bestellungen aus dem Checkout keine Zahlungserinnerungen. Die Erinnerungen unter Einstellungen → Benachrichtigungen gelten nur für Bestellungen mit Zahlungsbedingungen wie „zahlbar in 30 Tagen“, vor allem im B2B-Geschäft (Shopify-Hilfe: aufgeschobene Zahlungen).

Mit Shopify Flow lässt sich der Ablauf nachbauen:

1. Auslöser „Bestellung erstellt“
2. Warten, etwa vier Tage
3. Bedingung: Zahlungsstatus noch „ausstehend“ und Zahlungsmethode ist die Vorkasse-Methode – ohne die zweite Bedingung erfasst der Workflow auch Bestellungen auf Rechnung
4. Erinnerung verschicken (über eine E-Mail-App, wie in Schritt 4)
5. Weiter warten, Bedingung erneut prüfen
6. Aktion „Bestellung stornieren“ – mit Kundenbenachrichtigung und Rückbuchung der Artikel ins Lager

Schritt 6: Rückerstattungen bei Vorkasse

Retoure, Reklamation, Doppelzahlung: Mit Bordmitteln kann Shopify bei Vorkasse nicht zurücküberweisen. Die Erstattung wird in der Bestellung nur erfasst; überwiesen wird von Hand im Online-Banking. Die IBAN des Kunden steht meist im Kontoauszug; fehlt sie, etwa bei Auslandsüberweisung oder Bareinzahlung, bleibt nur die Nachfrage beim Kunden. Dasselbe gilt, wenn der Kunde inzwischen die Bank gewechselt hat: Dann kommt das Geld zurück, und es muss erneut nachgefragt werden.

Schritt 2 bis 6 automatisieren: Was eine Abgleich-App übernimmt

Eine App für den automatischen Bankabgleich ruft die Zahlungseingänge vom Bankkonto ab – per Open Banking, nur mit Lesezugriff –, ordnet sie den offenen Shopify-Bestellungen zu und setzt die Bestellung auf „bezahlt“. Ab da läuft alles, was an „Bestellung bezahlt“ hängt, wie bei einer Kartenzahlung: Rechnungs-Apps, Flow-Workflows, Versand. Verschickt die App auch die Zahlungsinformationen an den Kunden – Bankverbindung, Betrag, Referenznummer, QR-Code –, ist auch Schritt 2 erledigt: Die Bankdaten müssen dann nicht mehr in die Shopify-Vorlage.

Die Unterschiede zwischen den Apps zeigen sich in den schwierigen Fällen aus Schritt 3 und in dem, was vor und nach der Zuordnung passiert. Worauf es bei der Auswahl ankommt:

1. Was passiert mit einer Zahlung ohne oder mit falscher Bestellnummer? Wird sie trotzdem zugeordnet – und woran erkennt die App die richtige Bestellung?
2. Was passiert mit Eingängen, die zu keiner Bestellung gehören? Erkennt die App eine PayPal-Auszahlung oder eine Erstattung vom Finanzamt als solche – oder landet sie im Zweifel auf einer offenen Bestellung?
3. Wo stehen Zahlungen, die nicht zugeordnet wurden? In einer eigenen Liste – oder muss man danach suchen?
4. Verschickt die App die Zahlungsinformationen selbst? Mit Referenznummer und QR-Code – oder bleibt die Bankverbindung in der Shopify-Vorlage aus Schritt 2?
5. Was ist nach der Zuordnung dabei? Bestätigung, Erinnerung, Storno, Rückerstattung – oder braucht es dafür weitere Apps?

Wie unterschiedlich zwei Apps auf dieselben 110 Zahlungen reagieren, zeigt unser Praxistest.

Komfortkasse in Shopify einrichten

1. App installieren – Komfortkasse im Shopify App Store – und einen Komfortkasse-Account anlegen; die Verbindung zum Shop wird dabei automatisch hergestellt.
2. Bankkonto verbinden: das eigene Konto über die PSD2-Schnittstelle der Bank anbinden, bestätigt in der Banking-App – oder ein integriertes Konto in Deutschland, Österreich oder der Schweiz.
3. Zahlungsmethode zuordnen: Heißt die Vorkasse-Methode anders als in der Voreinstellung, etwa „Vorkasse (Überweisung)“, den Namen in den API-Einstellungen eintragen.
4. Abläufe festlegen: Zahlungsinformationen, Anzahl und Zeitpunkt der Erinnerungen, Storno-Frist. Verschickt Komfortkasse die Zahlungsinformationen mit Referenznummer und QR-Code, ersetzen sie die Bankdaten aus Schritt 2 – in der Shopify-Bestellbestätigung genügt dann ein Hinweis auf die separate E-Mail.

Unklare Zahlungen prüft Komfortkasse zuerst selbst. Erst wenn keine eindeutige Zuordnung möglich ist, geht die Frage an den Händler – zuordnen, ignorieren oder zurücküberweisen. Für die Zuordnung gilt eine Zuordnungsgarantie, wenn die Referenznummer verwendet wird und Komfortkasse die Zahlungsinformationen verschickt.

Rückerstattungen aus Schritt 6 führt Komfortkasse per SEPA-Lastschriftmandat aus: in Shopify wie gewohnt angelegt, ohne Online-Banking. Fehlt die Bankverbindung des Kunden oder kommt das Geld zurück, weil er inzwischen die Bank gewechselt hat, übernimmt Komfortkasse die Nachfrage. Kosten: keine Grundgebühr, 0,3 bis 0,99 % je Zahlungseingang, 30 Tage kostenlos testen (Preise). Alle Einstellungen im Detail: Komfortkasse mit Shopify.

Checkliste

• Manuelle Zahlungsmethode „Vorkasse (Überweisung)“ angelegt; Zusätzliche Details und Zahlungsanweisungen ausgefüllt
• Kontoinhaber überall exakt wie bei der Bank, mit Rechtsform
• Bankdaten, Betrag und Bestellnummer ohne # in der Bestellbestätigung, mit einer Testbestellung geprüft – oder Zahlungsinformationen über die Abgleich-App
• Zahlungsfrist in der Bestellbestätigung genannt
• Zahlungseingang mindestens täglich abgeglichen – oder automatisch
• Zahlungsbestätigung geregelt: schneller Versand, Flow mit E-Mail-App oder Abgleich-App
• Erinnerung und Storno festgelegt, Bestand wird bei Storno freigegeben
• Weg für Rückerstattungen geklärt

Was Shopify bei Vorkasse kann – und was nicht

Die sechs Schritte im Überblick – mit Shopify-Bordmitteln und mit Komfortkasse:

Aufgabe	Mit Shopify-Bordmitteln	Mit Komfortkasse
Vorkasse im Checkout anbieten	✅ ja – manuelle Zahlungsmethode (Schritt 1)	✅ ja – nutzt die Shopify-Zahlungsmethode
Bankverbindung an den Kunden	✅ ja – auf der Bestätigungsseite; in der E-Mail nur mit Vorlagen-Anpassung (Schritt 2)	✅ ja – eigene Zahlungsinformation mit Referenznummer und QR-Code; vorausgefüllter Zahlschein auf Wunsch sogar per Post
Zahlungseingang erkennen	❌ nein – Kontoauszug selbst prüfen (Schritt 3)	✅ ja – automatisch über die Anbindung des Bankkontos
Bestellung auf „bezahlt“ setzen	❌ nein – nur von Hand (Schritt 3)	✅ ja – automatisch
Zahlungsbestätigung an den Kunden	❌ nein – nur mit Shopify Flow und einer E-Mail-App (Schritt 4)	✅ ja – auch bei zu wenig oder zu viel überwiesenem Betrag
Zahlungserinnerung	❌ nein – nicht für Vorkasse-Bestellungen aus dem Checkout (Schritt 5)	✅ ja – bis zu fünf, Zeitpunkte frei wählbar
Unbezahlte Bestellungen stornieren	✅ ja – mit Shopify Flow nachbaubar (Schritt 5)	✅ ja – automatisch, auf Wunsch mit Bestandsrückbuchung
Rücküberweisung	❌ nein – nur Erfassung in Shopify; überwiesen wird von Hand (Schritt 6)	✅ ja – aus Shopify heraus, ohne Online-Banking

Häufige Fragen

Kann Shopify Vorkasse-Zahlungen automatisch als bezahlt markieren?

Nein. Shopify hat ohne Zusatz-App keinen Zugriff auf das Bankkonto des Händlers; mit Bordmitteln wird jede Vorkasse-Bestellung von Hand als bezahlt markiert. Automatisch geht es mit einer App, die die Zahlungseingänge per Open Banking abruft und die Bestellung über die Shopify-Schnittstelle auf „bezahlt“ setzt.

Kostet Vorkasse in Shopify Transaktionsgebühren?

Nein. Für manuelle Zahlungsmethoden berechnet Shopify keine Transaktionsgebühren von Drittanbietern. Kosten entstehen nur bei der Bank und gegebenenfalls für eine App für den automatischen Bankabgleich.

Kann ich Vorkasse zusätzlich zu Shopify Payments und PayPal anbieten?

Ja. Manuelle Zahlungsmethoden erscheinen im Checkout neben Karte, PayPal und den übrigen Zahlungsarten. Scheitert eine Online-Zahlung, ist Vorkasse der Ausweg: Komfortkasse kann Bestellungen mit abgebrochener PayPal- oder Kartenzahlung erkennen und dem Kunden automatisch die Überweisungsdaten schicken.

Was tun, wenn der Kunde die Bestellnummer vergisst?

Nach dem Namen suchen und den Betrag vergleichen. Passt keine Bestellung eindeutig, bleibt nur die Nachfrage beim Kunden. Komfortkasse zieht zusätzlich weitere Merkmale heran, etwa Adresse, E-Mail-Adresse und frühere Zahlungen vom selben Konto.

Wie lange sollte ich auf die Zahlung warten?

Eine Frist von ein bis zwei Wochen ist ein guter Ausgangswert – in der Bestellbestätigung nennen, nach einigen Tagen erinnern und nach Ablauf stornieren, damit die Ware wieder verfügbar ist.

Wie erstatte ich eine Vorkasse-Zahlung?

Die Erstattung wird in Shopify erfasst und der Betrag per Online-Banking zurücküberwiesen; dafür ist die IBAN des Kunden nötig. Mit Komfortkasse wird die Erstattung in Shopify ausgelöst und per SEPA-Lastschriftmandat ausgeführt.

Was bedeutet die Empfängerüberprüfung für Vorkasse?

Seit 9. Oktober 2025 prüft die Bank des Kunden bei Überweisungen im Euroraum, ob Name und IBAN des Empfängers zusammenpassen. Stimmt der Name nicht, sieht der Kunde eine Warnung. Der Kontoinhaber gehört deshalb im Checkout, in der Bestellbestätigung und auf Rechnungen genau so hin, wie ihn die Bank führt – mit Rechtsform.

Brauche ich für Vorkasse ein eigenes Bankkonto?

Nicht zwingend – aber ein Konto nur für Shop-Zahlungen macht den Abgleich übersichtlicher. Wer kein eigenes Konto anbinden will, kann bei Komfortkasse ein integriertes Konto in Deutschland, Österreich oder der Schweiz nutzen. Sind mehrere Konten hinterlegt, bekommen Kunden automatisch die Bankverbindung ihres Landes.

Funktioniert Rechnungskauf in Shopify genauso?

Ja, als zweite manuelle Zahlungsmethode – nur dass die Zahlung erst nach dem Versand erwartet wird. Erinnerungen und Mahnungen werden damit noch wichtiger. Komfortkasse deckt Vorkasse, Rechnung und Nachnahme in einem Account ab, bis hin zu Mahnung per Post und Inkasso.