Cleero vs. Komfortkasse: Praxistest mit 110 Zahlungen

Komfortkasse und Cleero im direkten Vergleich, Juli 2026: Komfortkasse ordnete 88 von 88 Kundenzahlungen automatisch korrekt zu, Cleero 43 von 88 (48,9 %). Cleero ordnete 14 Zahlungen der falschen Bestellung zu; bei 30 weiteren erfährt der Händler nicht, dass sie offen sind. Zahlungserinnerung, Mahnung, Inkasso und Rückerstattung deckt Komfortkasse ohne Zusatz-App ab – Cleero braucht dafür eine zweite App oder bot es in der getesteten Version nicht an. Der Vergleich stammt von Komfortkasse, einem der beiden Anbieter – Aufbau und Auswertung sind offengelegt; der Testkatalog enthält bewusst überdurchschnittlich viele schwierige Fälle.

Worin unterscheiden sich Cleero und Komfortkasse?

Der erste Unterschied ist die Genauigkeit. Perfekte Zahlungen – Bestellnummer im Verwendungszweck, Name und Betrag passen – ordnen beide Systeme zu. Diese Fälle würden auch von Hand nur Sekunden kosten. Der Unterschied entsteht bei den schwierigen Fällen: vertippte Nummern, abweichende Namen, fremde Zahler, Sammel- und Doppelzahlungen. Dort hat Komfortkasse im Test alle Zahlungen korrekt zugeordnet. Cleero ordnete manche falsch zu, erstellte zu anderen nur Vorschläge – und zeigte den Rest gar nicht an. Cleero automatisiert die Arbeit, die schnell geht, und lässt die Arbeit liegen, die Zeit kostet. Oder macht aus ihr einen Fehler, den am Ende der Kunde findet.

Der zweite Unterschied ist der Funktionsumfang. In der getesteten Version endet Cleero mit dem Markieren als bezahlt. Bei Komfortkasse geht die Arbeit dort weiter: Zahlungserinnerung, Mahnung, Storno, Inkasso, Rückerstattung – gesteuert von der Zahlungsart, ohne zweite App. Dazu Funktionen, die eine Zahlung gar nicht erst offen stehen lassen: die Überwachung von anderen Zahlungsarten, wenn PayPal oder Karte im Checkout scheitern, ein Self-Service für Endkunden, integrierte Bankkonten in mehreren Ländern. Die Funktionstabelle unten zeigt die ganze Liste.

Wie genau ordnen Cleero und Komfortkasse Zahlungen zu?

Was haben wir getestet?

Im Juli 2026 haben wir Komfortkasse und Cleero (Version 7.8.0, aktives Abo mit Pro-Funktionen) parallel getestet und dazu dieselben 134 Bestellungen und 110 Zahlungen in beide Systeme importiert. Die Betrags-Toleranz stand in beiden Systemen auf 0 (Werkseinstellung). Woraus der Testkatalog besteht, warum er bewusst mehr schwierige Fälle enthält als ein durchschnittlicher Kontoauszug, und was wir nicht gewertet haben, steht im Methodik-Kasten weiter unten.

Alle Kundendaten wie Namen, Nummern, Adressen und Beträge wurden für den Test und diesen Artikel konstruiert und sind frei erfunden.

Das Ergebnis in drei Kennzahlen

Von den 110 Zahlungen gehören 88 zu genau einer Bestellung – Kundenzahlungen, die ein System finden und der richtigen Bestellung zuordnen muss. 21 gehören bewusst zu keiner: Auszahlungen von PayPal, eine Erstattung vom Finanzamt, Doppelzahlungen und Ähnliches. Bei ihnen ist die richtige Reaktion, nicht zuzuordnen – auch das wurde gewertet. Und eine haben wir bewusst so gebaut, dass auch ein Mensch mit allen Daten nicht entscheiden könnte, welche Bestellung gemeint ist – eine konstruierte Mehrdeutigkeit. Sie bleibt außer Wertung (Details siehe Methodik-Kasten), alle Quoten beziehen sich deshalb auf 109 gewertete Zahlungen.

Zusammengefasst: 58 der 109 Fälle lösen beide Systeme. 51 löst nur Komfortkasse. Keinen einzigen löst nur Cleero.

Welche Fälle schafft auch Cleero? Fast ausschließlich die einfachen. Alle 43 Zahlungen, die Cleero korrekt zugeordnet hat, liefen über eine von zwei Konstellationen: Entweder fand sich die Bestellnummer im Verwendungszweck (20 Fälle), oder Name und Betrag passten exakt auf genau eine offene Bestellung (23 Fälle). Beides entscheidet auch ein Mensch am Kontoauszug in Sekunden – Nummer ins Suchfeld, oder Name suchen und Betrag vergleichen. Die übrigen 15 der 58 richtig behandelten Fälle hat Cleero zu Recht nicht zugeordnet. Dahinter steckte allerdings meist keine aktive Entscheidung – es fand zu diesen Zahlungen schlicht nichts Passendes.

Die 51 Fälle, die nur Komfortkasse löst, sind die schwierigen: Nummern, die verschmolzen, verkürzt oder falsch sind; Namen, die vom Besteller abweichen; Beträge, die nicht stimmen; Sammel- und Doppelzahlungen. Also genau die Fälle, in denen Handarbeit nicht Sekunden kostet, sondern Minuten – die Fälle, für die man eine Automatisierung überhaupt bezahlt.

An welchen Zahlungen scheitert Cleero?

Diese Fälle aus dem Testkatalog löste Cleero nicht:

• Eine fremde Nummer im Verwendungszweck, eine vertippte – oder gar keine: Der Firmenkunde überweist mit seiner Auftragsnummer, der Paketdienst mit der Sendungsnummer. Ein Kunde tippt in der Bestellnummer den Buchstaben O statt der Ziffer Null, ein anderer kürzt sie eigenmächtig ab, ein dritter schreibt nur „Meine Bestellung vom 5. Juli“. Komfortkasse versteht jeweils, was gemeint ist; wer nur die exakte Bestellnummer sucht, findet nichts.
• Die Nummer klebt an einer anderen Zahl: Die Bestellnummer steht ohne Trennzeichen neben einer Artikelnummer, einem Datum oder einem Bankvermerk. Cleero findet sie darin nicht, Komfortkasse schon.
• Nummernbereiche und Kurzschreibweisen: „Bestellungen 1019-1021“ oder „Bestellung 1044 und 45“ – hier muss gerechnet oder verstanden statt gelesen werden.
• Die Bank mischt sich ein: Banken ergänzen die Buchungszeilen gerne um Zusatzinformationen – Buchungsvermerke, TAN-Hinweise, interne Ziffernfolgen. Da ist schnell eine Nummer dabei, die aussieht wie eine Bestellnummer, aber keine ist.
• Der Name auf dem Kontoauszug ist nicht der Name im Shop: Banken ersetzen Umlaute, kürzen Firmennamen, formatieren um. Komfortkasse ordnet sogar die Überweisung von Dimitrios Papadopoulos der Bestellung von ΔΗΜΗΤΡΙΟΣ ΠΑΠΑΔΟΠΟΥΛΟΣ zu.
• Das Gemeinschaftskonto: Die Überweisung kommt von „Eckhardt, Boris oder Silvana“ – bestellt hat Silvana Eckhardt-Brune. Nachname zuerst, beide Kontoinhaber im Feld, und vom Doppelnamen fehlt die Hälfte.
• Der Zahler ist nicht der Besteller: Der Partner überweist vom eigenen Konto, der Gesellschafter zahlt privat für seine Firma, die Stadtkasse für die Stadtverwaltung. Komfortkasse findet die Verbindung trotzdem: Der Nachname des Gesellschafters steckt im Firmennamen, die Stadtkasse gehört zur Stadt – und „Igor Dubrowski“ zur Bestellung von „Olga Dubrowskaja“, weil Komfortkasse geschlechtsspezifische Namensvarianten kennt.
• Die Zahlung kommt vor der Bestellung: Die Echtzeitüberweisung ist da, bevor die Bestellung im Shop existiert. Komfortkasse kann Zahlungen auch nachträglich zuordnen.
• Die E-Mail-Adresse als Spur: Bezahlt hat Sabine Gruber, bestellt Xaver Lustig – die E-Mail-Adresse der Bestellung „sabinegruberxaverlustig@example.com“ führt beide zusammen. Auch die E-Mail-Domain ist ein Indiz – aber nur, wenn sie ein echter Firmenname ist, nicht bei Freemail-Anbietern. Was passiert, wenn ein System diesen Unterschied nicht macht, zeigt weiter unten die Überweisung der freenet AG.

Jede dieser Zahlungen hat Komfortkasse automatisch richtig behandelt. Cleero legte manche als Vorschlag vor, andere blieben ganz ohne Rückmeldung.

Was richten die vierzehn Fehlzuordnungen an?

Eine Fehlzuordnung ist immer ein doppelter Fehler: Bestellung A gilt als bezahlt und wird ausgeliefert, obwohl kein Geld dafür kam. Und Kunde B, der bezahlt hat, steht weiter auf „offen“ – seine Ware wird nicht verschickt.

Insgesamt waren bei Cleero 24,6 Prozent der automatischen Zuordnungen falsch – etwa jede vierte.

Zugeordnet – und trotzdem nie erledigt

Neben „falsch zugeordnet“ und „ignoriert“ gibt es einen dritten, leiseren Ausgang: Die Zahlung landet auf der richtigen Bestellung – und trotzdem passiert danach nichts mehr.

Ein Beispiel aus dem Test: Bei einer Auslandsüberweisung zieht die Bank unterwegs 3,50 € Gebühren ab. Cleero findet die Bestellung über die Nummer, sieht aber nur den verminderten Betrag – die Bestellung bleibt mit 3,50 € offen stehen. Komfortkasse erkennt die Abweichung als Bankgebühr, rechnet sie zurück und schließt die Bestellung. Genauso ein zulässig gezogenes Skonto – oder die Schweizer 5-Rappen-Rundung: erkannt, erklärt, erledigt.

Und wenn der Kunde wirklich zu wenig überwiesen hat? Dann setzt zu Recht keines der beiden Systeme die Bestellung auf „bezahlt“. Der Unterschied liegt in dem, was danach kommt: Bei Cleero bleibt die Bestellung einfach liegen – teilbezahlt, ohne dass irgendetwas geschieht. Komfortkasse schickt dem Kunden eine Nachricht über den fehlenden Restbetrag und verfolgt den Fall weiter, bis er erledigt ist.

Was heißt das für die Betrags-Toleranz, die im Test in beiden Systemen auf 0 stand? Für Cent- und Rundungsdifferenzen ist eine kleine Schwelle das richtige Werkzeug – niemand will Ein-Cent-Abweichungen aufklären. Aber eine größere Abweichung hat immer einen Grund, und den kann eine Schwelle nicht kennen: Stellt man sie hoch genug für die Bankgebühr, winkt sie auch die echte Unterzahlung durch. Deshalb klärt Komfortkasse größere Abweichungen über den Grund: Erklärbare werden geschlossen, unerklärte gehen in den Über-/Unterzahlungs-Prozess samt Nachricht an den Kunden.

Warum landet eine Zahlung auf der falschen Bestellung?

Weil Cleero nicht gewichtet, sondern nachschlägt. Cleero legt zu jeder Zuordnung selbst offen, worauf sie beruht – und in diesen Daten tauchen genau drei Felder auf: Betrag, Zahlername, Bestellnummer. Je nach Kombination vergibt Cleero eine feste Konfidenz; „Name und Betrag passen“ ergab im gesamten Test ausnahmslos 0,98. Und 0,98 wird zugeordnet, sofern nur eine Bestellung infrage kommt. Wie gut der Name passt, spielt ab da keine Rolle mehr.

Der Zahlername wird außerdem blind gegen die E-Mail-Adresse und -Domain geprüft. Ein Fall aus der Praxis, den wir für den Test nachgebaut haben: Die freenet AG überweist eine Gutschrift zur Handyrechnung. Cleero ordnet sie der Bestellung von Bettina Grothe zu – ihre Adresse b.grothe@freenet.de passt auf „freenet“. Genauso die Überweisung mit dem Verwendungszweck „Bestellung“, einem der häufigsten Wörter auf deutschen Überweisungen: Sie landet bei einem Firmenkunden, dessen E-Mail-Adresse mit „bestellung@“ beginnt.

Passen Name und Betrag, ordnete Cleero auch dann zu, wenn im Verwendungszweck eine ganz andere Bestellnummer steht – die widersprechende Nummer hatte keine Auswirkungen. Zwei der drei Felder mussten passen; blieb dann genau eine Bestellung übrig, ordnete Cleero ohne Rückfrage zu. Dahinter stecken zwei Annahmen: jede Zahlung gehört zu einer Bestellung, und der Shop kennt alle Bestellungen. In der Praxis stimmt beides nicht: Im Shop fehlen oft Bestellungen von Großkunden, öffentlichen Auftraggebern, Selbstabholern und andere Sonderfälle. Und auf dem Geschäftskonto landen auch Auszahlungen von PayPal, Stripe oder Amazon, Erstattungen vom Finanzamt, Lieferantengutschriften, Eingänge vom Inkassobüro, Umbuchungen zwischen den eigenen Konten, Bareinzahlungen.

Solche Eingänge gehören gar nicht erst in den Abgleich. Komfortkasse erkennt sie – unter anderem am Absender – und nimmt sie vorher heraus, im Test alle neun Eingänge dieser Art. Bekannte Absender wie PayPal oder das Finanzamt werden automatisch ignoriert; unbekannte legt Komfortkasse einmal zur Prüfung vor und merkt sich die Entscheidung auf Wunsch.

Cleero prüft sie wie jede Kundenzahlung gegen die offenen Bestellungen; ein Merkmal für eine gesonderte Behandlung war in den Zuordnungsdaten nicht zu finden. Im Test hatte die PayPal-Auszahlung denselben Betrag wie eine offene Bestellung – seither hängt sie dort als möglicher Zahlungseingang. Und Cleero lernt dabei nicht dazu: Eine Einstellung, die einen Absender dauerhaft vom Abgleich ausnimmt, haben wir nirgends gefunden – die nächste Auszahlung läuft wieder in den Vergleich. Komfortkasse merkt es sich dauerhaft.

Der zufällig passende Betrag ist dabei noch der harmlose Fall. Stimmt zufällig ein Name überein oder sieht eine Zahl im Verwendungszweck aus wie eine Bestellnummer, ordnete Cleero im Test automatisch zu. So ist die Überweisung der freenet AG auf der Bestellung von Bettina Grothe gelandet. Je größer der Bestellbestand und je gemischter das Konto, desto öfter tritt dieser Zufall ein.

Dabei hat Cleero durchaus eine Vorsichtsregel – sie greift aber nur, wenn die konkurrierenden Bestellungen zum selben Kunden gehören. Passt eine Zahlung gleich gut auf Bestellungen verschiedener Kunden – gleicher Nachname, gleicher Betrag –, ordnete Cleero im Test jeweils eine davon zu, ohne dass ein Auswahlkriterium erkennbar gewesen wäre. Das haben wir im Testshop gezielt nachgeprüft. Und sie setzt voraus, dass Cleero die zweite Möglichkeit überhaupt sieht. Das ist die konstruierte Mehrdeutigkeit aus dem Testkatalog: ein Kunde, drei offene Bestellungen vom selben Tag; die Zahlung passt entweder auf eine einzelne oder exakt auf die Summe der beiden anderen. Was der Kunde bezahlen wollte, ist aus den Daten nicht ersichtlich. Komfortkasse fragt zurück. Cleero ordnet zu – ohne Rückfrage.

Wovon wir in Cleeros Zuordnungsdaten keine Spur gefunden haben: Adresse, Land und Bestelldatum. Andere Nummern, die eine Bestellung bezeichnen. Die Nummern-Gewohnheiten des einzelnen Shops. Frühere Zahlungen – dass ein Kunde schon einmal von genau diesem Konto überwiesen hat. Duplikate und Doppelbestellungen. Und die Eigenheiten der Zahlungsarten – bei Nachnahme etwa überweist der Paketdienst, nicht der Kunde. Dazu gleich mehr bei den Zahlungsarten.

Was braucht es, damit das nicht passiert?

Komfortkasse geht den umgekehrten Weg: Es bewertet jede Zahlung gegen jede infrage kommende Bestellung – und gegen Kombinationen von Bestellungen, denn eine Überweisung kann auch mehrere auf einmal bezahlen. Statt „Regel erfüllt oder nicht erfüllt“ entsteht ein stufenloser Wert aus gewichteten Indizien, mit Fehlertoleranz in jedem einzelnen Vergleich. Darauf folgen Plausibilitätsprüfungen, die alle dieselbe Frage stellen: Spricht irgendetwas dagegen? Ist die Bestellung eine versehentliche Doppelbestellung? Wurde diese Nummer schon bezahlt? Kommt das Geld auf einem Konto an, auf das dieser Shop sonst nie Zahlungen bekommt?

Und es gilt die Regel, die genau die Fälle entscheidet, an denen Cleero scheitert: Kommen mehrere plausible Kandidaten infrage, wird nicht zugeordnet – sondern nachgefragt.

Ein Beispiel, das jeder sofort versteht: Nicht jeder Nachname ist gleich viel wert. In Deutschland heißt ungefähr jeder Hundertste Müller, fast die Hälfte aller Nachnamen in unserem Bestand kommt dagegen nur einmal vor. Komfortkasse gewichtet den Namenstreffer nach Häufigkeit: „Müller“ zählt deutlich weniger als „Machajdik“. Bei Cleero konnten wir keinen Unterschied feststellen.

Wo erscheint eine Zahlung, die zu keiner Bestellung passt?

Bei Cleero: in keiner Liste. In der getesteten Version gibt es keine Zahlungsliste – die einzige Ansicht ist die Bestellliste. Von den 88 Kundenzahlungen des Tests hat Cleero 43 korrekt zugeordnet und 8 falsch; 7 landeten in der Vorschlagsliste, und 30 blieben ohne Rückmeldung: Sie erscheinen in keiner Liste und in keinem Zähler.

Ohne Rückmeldung heißt nicht ohne Spur: Zu 24 der 30 hat Cleero intern durchaus vermerkt, dass eine Zahlung zu einer Bestellung passen könnte. Nur steht dieser Vermerk ausschließlich in der Detailansicht der einzelnen Bestellung – nicht in der Vorschlagsliste, nicht in einem Zähler, nirgends, wo man ihn suchen würde. Um ihn zu finden, müsste der Händler jede offene Bestellung einzeln öffnen. Ansonsten werden solche Fälle erst entdeckt, wenn der Kunde beim Support fragt, wo seine Bestellung bleibt. Wer das vermeiden will, muss den Kontoauszug weiterhin von Hand mit dem Shop abgleichen – genau die Arbeit, die die App eigentlich ersetzen sollte.

Dazu kommt: Warum die Rückmeldung fehlt, sieht der Händler nicht. Eine PayPal-Auszahlung, die zu Recht ohne Zuordnung bleibt, und eine übersehene Kundenzahlung waren im Test nicht auseinanderzuhalten – beide erscheinen in keiner Liste, und einen Hinweis auf den Unterschied haben wir an keiner Stelle der Oberfläche gefunden. Komfortkasse trennt die beiden Fälle: „Keine Zuordnung“ für das eine, „noch nicht zugeordnet“ samt Vorlage beim Händler für das andere – und die Entscheidung merkt sich das System auf Wunsch fürs nächste Mal.

Wie gut sind Cleeros Zuordnungsvorschläge?

Für 9 der 110 eingespielten Zahlungen (7 davon Kundenzahlungen) zeigte Cleero statt einer Zuordnung Vorschläge an, meist zwei Bestellungen zur Auswahl. Bei sechs davon war die richtige Bestellung dabei – aber punktgleich neben einer falschen, mit identischer Konfidenz: Annehmen hieße raten. Bei zwei Zahlungen zeigten sämtliche Vorschläge auf falsche Bestellungen; richtig wäre gewesen, gar nicht zuzuordnen. Bei der neunten, einer Sammelzahlung für drei Bestellungen, zeigte Cleero nur zwei der drei an.

Die Konfidenz hilft bei der Entscheidung nicht weiter: Richtige und falsche Vorschläge tragen praktisch denselben Wert, die Berechnung kannte im gesamten Test überhaupt nur vier Konfidenzstufen. Der Wert etikettiert die Regel, die angeschlagen hat, nicht die Wahrscheinlichkeit im Einzelfall.

Dazu macht es die Oberfläche dem Händler nicht leichter: Vorschläge lassen sich nicht nach Zahlung sortieren oder gruppieren. Wer mehrere offene Zahlungen mit je mehreren Vorschlägen hat, steht vor einer Tabelle, in der nicht erkennbar ist, welcher Vorschlag zu welcher Überweisung gehört.

Kann man die schwierigen Fälle nicht einfach vermeiden?

Wer bis hierher gelesen hat, denkt vielleicht: Das entsteht doch alles nur, weil Kunden etwas Falsches in den Verwendungszweck schreiben. Stimmt. Deshalb beginnt unsere Arbeit schon vor dem Zahlungseingang: Wir sorgen dafür, dass sie es gar nicht erst falsch schreiben können.

• Eine eigene Referenznummer statt der Bestellnummer. Kurz, mit Prüfsumme gegen Tippfehler – bewusst ohne die Ziffer 0, weil Kunden sie als Buchstaben O schreiben, und ohne wiederholte Ziffern, weil die beim Abtippen verrutschen.
• Das passende Bankkonto, automatisch nach Rechnungsland. Wer mehrere Konten hinterlegt hat – etwa in Deutschland und der Schweiz –, dessen Kunden bekommen die lokale Bankverbindung. Das senkt Gebühren und Rückfragen, und das Empfängerkonto wird selbst zu einem Indiz für die Zuordnung.
• Ein Zahlungs-QR-Code in jeder E-Mail. Der Kunde scannt ihn mit der Banking-App, Empfänger, Betrag und Verwendungszweck stehen fertig drin – abgetippt wird nichts. Das gilt für den Euroraum und für die Schweiz. Hat der Shop Kunden, die lieber auf Papier bezahlen, verschickt Komfortkasse auf Wunsch zusätzlich vorausgefüllte Zahlscheine per Post: Überweisungsträger in Deutschland, Erlagschein in Österreich, QR-Rechnung in der Schweiz.

Wir lösen die schwierigen Fälle nicht nur – wir sorgen dafür, dass es weniger davon gibt.

Auf dieser Basis geben wir eine Zuordnungsgarantie:

„Zahlungseingänge, die ein Mensch bei Kenntnis der Daten, wie sie Komfortkasse vorliegen, zuordnen hätte können, werden auch vom Komfortkasse System korrekt zugeordnet.“

Voraussetzung sind die aktivierte Referenznummer und der Versand der Zahlungsinformationen durch Komfortkasse. Ordnet Komfortkasse eine Zahlung trotzdem nicht korrekt zu, erstatten wir die Gebühr für diesen Zahlungseingang. Dass die Referenznummer keine Bedingung für gute Ergebnisse ist, zeigt der Test in diesem Artikel: Er lief vollständig ohne sie.

Was können Cleero und Komfortkasse außer zuordnen?

Bisher ging es um eine einzige Frage: Landet die Zahlung auf der richtigen Bestellung? Ab hier geht es um alles, was daneben noch anfällt: Zahlungen, die zu niedrig sind, die gar nicht kommen, die zurück müssen – und die, für die der Kunde eigentlich eine andere Zahlungsart gewählt hatte.

Vier Zahlungsarten, vier verschiedene Prozesse

Auf dem Kontoauszug sehen sie alle gleich aus: Vorkasse, Rechnung, Nachnahme – und die Überweisung des Kunden, bei dem PayPal im Checkout nicht funktioniert hat. Dahinter stehen aber vier verschiedene Vorgänge, und Komfortkasse behandelt sie verschieden:

Beim Zuordnen: Bei Nachnahme ist der Auftraggeber der Paketdienst, nicht der Kunde – und im Verwendungszweck steht eine Sendungsnummer statt der Bestellnummer. Bei einer Rechnung gelten Skontofristen und Mahngebühren, der Betrag darf aus gutem Grund abweichen; bei Vorkasse gibt es beides nicht.

Beim Nicht-Zahlen: Bleibt eine Vorkasse-Bestellung unbezahlt, ist die richtige Reaktion Storno und Bestandsrückbuchung – die Ware liegt noch im Lager. Bleibt eine Rechnung unbezahlt, ist die Ware schon beim Kunden, die Forderung besteht; richtig ist die Mahnung, notfalls das Inkasso. Dieselbe Beobachtung – nicht bezahlt – verlangt je nach Zahlungsart zwei gegensätzliche Reaktionen.

Einen fünften Fall kennt jeder Händler: Der Kunde hat per Vorkasse bezahlt, mit der Ware kommt die Rechnung – und er bezahlt sie versehentlich ein zweites Mal. Richtig ist jetzt keines von beidem: Komfortkasse erkennt die zweite Zahlung als Duplikat und legt sie zur Erstattung vor.

Bei Komfortkasse sind diese Prozesse fertig eingebaut, die Zahlungsart steuert sie. Cleero endet mit dem Markieren als bezahlt; in seinen Zuordnungsdaten kommt die Zahlungsart nicht vor. Erinnern und Stornieren lassen sich mit der Schwester-App Kindly nachrüsten – Pläne und Texte legt der Händler dort selbst an. Dazu weiter unten mehr.

Welche Funktionen decken Cleero und Komfortkasse ab?

Drei dieser Zeilen verdienen einen genaueren Blick: die Rücküberweisung, der Weg vom ersten Erinnern bis zum Inkasso – und die Bestellung, deren Zahlung nie ankommt.

Wie kommt Geld zurück zum Kunden?

Rücküberweisungen sind Alltag: Retouren, Reklamationen, dazu Über- und Doppelzahlungen. Bei Karte oder PayPal ist die Erstattung ein Klick. Bei einer Banküberweisung heißt sie normalerweise: Online-Banking öffnen, Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck eintragen, TAN bestätigen – und danach im Shop vermerken, dass erstattet wurde. Erledigen kann das nur, wer Zugriff aufs Firmenkonto hat.

Beide Systeme haben auf das Händlerkonto nur Lesezugriff (XS2A) – direkt überweisen kann also keines. Und selbst mit Zahlungsauslösung (PIS) wäre eine Erstattung nicht automatisierbar: Jede einzelne Überweisung müsste der Händler mit einer TAN freigeben. Komfortkasse verwendet für Rückerstattungen deshalb ein optionales SEPA-Lastschriftmandat, jederzeit widerrufbar. Die Erstattung kann damit direkt aus Shopify angestoßen werden und läuft vollautomatisch – keine TAN, kein Abtippen, und der Mitarbeiter, der sie auslöst, braucht keinen Zugriff aufs Bankkonto.

Komfortkasse verwendet die Bankverbindung des Kunden aus dem Zahlungseingang. Manchmal steht dort keine – bei einer Auslandsüberweisung oder Bareinzahlung, und manche Banken übermitteln die IBAN über die PSD2-Schnittstelle grundsätzlich nicht. Dann gibt der Kunde seine Bankverbindung über einen Self-Service-Link selbst an. Das deckt auch den Fall, dass er inzwischen ein anderes Konto nutzt – und ermöglicht sogar die Erstattung einer Bestellung, die mit einer ganz anderen Zahlungsart bezahlt wurde. Wer will, geht einen Schritt weiter: Komfortkasse kann Überzahlungen oder liegengebliebene Vorkasse-Teilzahlungen auch automatisch zurückerstatten. Cleero bietet für Rücküberweisungen laut Hersteller keine Möglichkeit an.

Was passiert, wenn der Kunde nicht zahlt?

Bleibt die Zahlung aus, kann bei Komfortkasse eine Kette aus Erinnerung, Mahnung per E-Mail und Post und – je nach Zahlungsart – Auto-Storno oder Inkasso folgen. Die Erinnerungen laufen nach einem anpassbaren Plan, lassen sich für eine einzelne Bestellung aber auch von Hand auslösen. Jeder Schritt ist einzeln zuschaltbar; was davon läuft, entscheidet der Händler. Bei Cleero unterstützt die Schwester-App Kindly Erinnerungen per E-Mail und SMS sowie Auto-Storno.

Was Komfortkasse noch kann:

• Ein Brief, wenn er gebraucht wird. Für den Einzelfall von Hand. Automatisch, wenn die E-Mail nicht ankommt – Tippfehler in der Adresse, volles Postfach, tote Domain. Oder fest im Plan, Stufe für Stufe: Häufig gehen die ersten Erinnerungen per E-Mail raus, die vorletzte Mahnung per Post und die letzte per Einschreiben.
• Fertige Mahntexte in elf Sprachen, automatisch in der Sprache der Bestellung.
• Inkasso auf Wunsch, integriert und für den Händler kostenlos – Übergabe, Verlauf und Status an einem Ort. Zahlt der Kunde nach der Übergabe direkt an den Shop, meldet Komfortkasse das automatisch an den Inkasso-Partner.
• Mahnsperre und Fälligkeitsdatum je Bestellung. Der Kunde ruft an, es gibt eine Absprache – dann muss der Automatismus für diese eine Bestellung anzuhalten sein, ohne ihn für alle abzuschalten.
• Der Kunde klärt selbst. Im Self-Service kann er „Ich habe bereits bezahlt“ angeben und einen Nachweis hochladen – oder eine versehentliche Doppelbestellung stornieren. Das nimmt zwei der häufigsten Support-Anfragen aus dem Postfach, und der Nachweis liefert Zusatzinformationen für die Zuordnung: dass jemand anders bezahlt hat, zum Beispiel.

Wer kümmert sich um Bestellungen, bei denen PayPal oder Kreditkartenzahlung fehlschlägt?

PayPal-Zahlung abgebrochen, Karte abgelehnt oder autorisiert und nie abgebucht – die Bestellungen dahinter bleiben unbezahlt, sind aber auch kein Fall für den Vorkasse-Prozess. Komfortkasse kann sie optional überwachen: Der Kunde bekommt dann automatisch die Überweisungsdaten, und die Bestellung läuft ab da als Vorkasse weiter, mit Zuordnung, Erinnerungen und allem, was dazugehört. Wieder ein Support-Kontakt gespart.

Wenn die Überweisung eingeht, ordnet Komfortkasse sie korrekt der Bestellung zu, ändert den Zahlungsstatus im Shop aber bewusst nicht: Die Bestellung muss dort vermutlich ohnehin von Hand nachbearbeitet werden. Stattdessen meldet Komfortkasse dem Händler „Zahlungseingang zu einer Bestellung mit fremder Zahlungsart“ – mit Bestellnummer, Betrag, Zahlungsart und dem Hinweis, dass die Bestellung im Shop auf bezahlt gesetzt werden muss. Cleero hat die Zahlung in unserem Test ebenfalls zugeordnet und den Status nicht geändert. Eine Meldung an den Händler haben wir in der getesteten Version aber nicht gefunden.

Was ist mit mehreren Shops und anderen Shopsystemen?

Cleero gibt es nur für Shopify. Komfortkasse verbindet in einem Account mehrere Shops mit unterschiedlichen Shopsystemen: Shopify, Shopware, WooCommerce, PrestaShop, Magento (Adobe Commerce) und weitere – und per API jedes eigene System. Wer neben dem Shopify-Store einen zweiten Kanal betreibt oder den Wechsel des Shopsystems nicht ausschließen will, muss den Zahlungsabgleich nicht neu aufsetzen.

Was kosten Komfortkasse und Cleero?

Ein Preisvergleich muss dieselbe Funktionalität vergleichen. Komfortkasse enthält Zahlungserinnerungen und Auto-Storno; bei Cleero übernimmt das die Schwester-App Kindly vom selben Hersteller. Wir rechnen deshalb den Aufbau, den der Anbieter selbst vorsieht: Cleero plus Kindly.

Berechnungsbasis: Je 100 Bestellungen 11 mit Erinnerungen und 89 Zahlungseingänge. Ein Bankkonto, keine integrierten Konten, keine SMS, kein Briefversand. Jeweils der günstigste Tarif: Komfortkasse Disagio 0,99 % / 0,8 % / 0,6 % (Staffel nach Monatsumsatz, Schwellen auf der Preisseite) · Cleero Starter / Wachstum / Business · Kindly Starter / Starter / Kinder. In Dollar sind das 45,00 $ / 206,00 $ / 665,00 $.

Beide Systeme lassen sich kostenlos testen: Komfortkasse 30 Tage, Cleero mit den ersten zehn Zahlungen.

Entscheidend ist der Preis am Ende nicht. Eine einzige falsch als bezahlt markierte Bestellung – verschickte Ware, Nacharbeit, ein zahlender Kunde, der wartet – kann schnell mehr kosten als der Preisunterschied eines ganzen Jahres.

Eine vollständige interaktive Rechnung – inklusive unserer Antwort auf Cleeros eigenen Preisvergleich – steht im Faktencheck.

Welche Unterschiede fallen sonst noch auf?

Der Kontoabruf bei der Bank. Jede Bank erlaubt über die PSD2-Schnittstelle nur eine begrenzte Zahl von Kontoabfragen pro Tag. In der getesteten Version holt Cleero nach einem voreingestellten Plan ab, den der Händler erweitern kann – was seine Bank zulässt, muss er selbst wissen. Komfortkasse ermittelt das Limit laufend selbst und verteilt die Abfragen automatisch über den Tag; ein Zeitfenster lässt sich zusätzlich einstellen.

Nach dem Abruf ist Cleero schneller. Ist eine Zahlung abgeholt, verarbeitet Cleero sie im Median in unter zehn Sekunden, Komfortkasse braucht ein paar Minuten. Der Unterschied liegt auch im Arbeitsumfang: Komfortkasse vergleicht und rechnet in dieser Zeit mehr.

Der CSV-Import. Cleero gibt ein Dateiformat vor und lehnte in unserem Test jede Buchung ab, deren Datum in der Vergangenheit lag – ein Kontoauszug aus dem Online-Banking enthält aber fast nur solche. Bei Komfortkasse lässt sich die Datei aus dem Online-Banking unverändert hochladen.

Bankanbindung und Schweiz. Komfortkasse arbeitet mit zwei unabhängigen Anbindungspartnern – die Bankanbindung hängt damit nicht an einem einzigen Dienstleister. Und Schweizer PostFinance-Konten ruft Komfortkasse über einen eigenen Weg (MFTPF) ab, weil dort sonst jeder einzelne Abruf manuell bestätigt werden müsste.

Reife und Gedächtnis. Komfortkasse gleicht seit über zehn Jahren Zahlungen ab – Millionen zugeordneter Zahlungseingänge. Und es erinnert sich: Wenn von einem Konto schon einmal bezahlt wurde, ist das beim nächsten Eingang ein wertvolles Indiz.

Die Einrichtung. Cleero ist schneller startklar – die App lebt im Shopify-Admin, die Installation aus dem App Store genügt. Bei Komfortkasse kommen zwei Schritte dazu: die Registrierung und die einmalige Verbindung zum Shopify-Shop. Dass Cleero insgesamt schlanker startet, liegt auch am Umfang – wo weniger Funktionen sind, ist weniger einzurichten.

Der Wechsel. Ein Wechsel zwischen Cleero und Komfortkasse ist jederzeit möglich, in beide Richtungen – der Endkunde bekommt davon nichts mit. Wir empfehlen: beim alten Anbieter am Tagesende die Bankverbindung deaktivieren, beim neuen am nächsten Tag starten – so bleiben die Zahlungseingänge sauber getrennt. Bei Komfortkasse lässt sich dafür bei der Bank-Einrichtung ein Startdatum angeben.

Für wen passt Cleero, für wen Komfortkasse?

Cleero passt, wenn es nur einen Shop gibt und dieser auf Shopify läuft, wenn das Volumen überschaubar ist – und wenn jemand im Team die Zeit hat, die Fälle zu suchen und zu klären, die offenbleiben. Denn die wenigen Prozent der Zahlungen, die nicht perfekt ankommen, machen die eigentliche Arbeit.

Komfortkasse passt, wenn der Zahlungsabgleich von selbst laufen soll – zuordnen, erinnern, mahnen, erstatten, ohne dass sich jemand darum kümmern muss. Und besonders dann, wenn mehrere Shops oder Shopsysteme im Spiel sind, Firmenkunden und Sammelzahler mitbestellen, Rechnungskauf angeboten wird oder regelmäßig Rückerstattungen anfallen.

Die Rätsel, die übrig bleiben

Der Test misst, was Komfortkasse automatisch zuordnen kann. In der Praxis bleiben trotzdem ein paar unklare Zahlungen übrig: Wenn gar nichts passt außer dem Betrag, wenn Name oder E-Mail einen Bezug von Zahlung zu Bestellung vermuten lassen, aber es für eine sichere Zuordnung einfach nicht reicht – dann kommt unsere zweistufige Nachbearbeitung ins Spiel.

Stufe eins: Was das System nicht auflöst, landet zuerst bei uns. Unser Support recherchiert KI-gestützt nach – im Rahmen der Weisung des Händlers und begrenzt auf öffentliche Register und Verzeichnisse: Handelsregister, Firmenbuch, Vereinsregister, öffentliche Unternehmens- und Adressverzeichnisse. Die Zuordnungsentscheidung trifft am Ende immer ein Mensch.

Stufe zwei: Jeder ungelöste Fall wird zur Regel. Weil jeder Fall über unseren Tisch geht, sehen wir, was das System noch nicht kann – und bauen es ein.

Der Zahlungsabgleich ist unser einziges Geschäftsfeld. Für uns ist jede Zahlung, die das System nicht auflösen kann, ein Rätsel. Und wir wollen jedes einzelne davon knacken. Wenn sich bei der Recherche herausstellt, dass Zahler und Besteller im Vorstand desselben Schützenvereins sitzen, dass sie an derselben Adresse wohnen, dass sie Geschwister sind – oder dass hinter dem fremden Firmennamen die GmbH des Bestellers steckt: dann ist die Freude groß.

Betriebswirtschaftlich ist das nicht zu rechtfertigen. Niemand verdient Geld damit, für eine Überweisung über 47 Euro zwanzig Minuten zu recherchieren. Wir tun es aus zwei Gründen. Der erste: Der Händler soll seine Zahlung zugeordnet bekommen. Ohne Wenn und Aber, das ist der ganze Zweck. Der zweite: Jeder Fall, den wir von Hand lösen, ist ein Fall, den das System beim nächsten Mal allein schafft.

Das ist Komfortkasse für uns: zehn Jahre gelöster Rätsel.

Was wir dabei erfahren, wird nicht gespeichert und geht weder an den Händler noch in die Bestellung. Übrig bleibt nur die Zuordnung selbst: welche Zahlung zu welcher Bestellung gehört.

Was Cleero nicht löst, wird zur Aufgabe des Händlers – oft, ohne dass er es erfährt. Was bei Komfortkasse die Software nicht sofort löst, lösen die Menschen dahinter – und das System kann es beim nächsten Mal selbst.

Der aussagekräftigste Praxistest ist der eigene: Komfortkasse lässt sich 30 Tage kostenlos ausprobieren – mit den eigenen Bestellungen und dem eigenen Kontoauszug.

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